Zamestnávate osobných asistentov, ktorí uložiť máte čas alebo kto vás stojí čas?
Nedávno som pozval tridsaťpäť svojich najlepších klientov v oblasti obchodného koučovania na súkromné útočisko v Jackson Hole vo Wyomingu, kde bývam. Diskutovali sme o rôznych aspektoch vedenia - o spôsoboch, ako môžu vlastníci firiem vytvárať strategické výhody a prelomové výsledky pre seba a svoje spoločnosti - keď sa ma niekto pýtal na time management .
Táto otázka podnietila živý rozhovor o najlepších spôsoboch, ako každý z nás našiel, ako využiť svoj čas. A bolo zrejmé, že mimoriadne úspešní podnikatelia, ktorých sme v tejto miestnosti mali, strácali drahocenný čas, pretože ich asistenti neboli dosť schopní alebo dostatočne zmocnení na to, aby od nich vyžadovali prácu. Začal som teda hovoriť o tom, aké dôležité je najímať asistentov, ktorí najlepšie vyhovujú vašim potrebám - a čo môžete urobiť, aby ste im pomohli.
Za dvadsaťpäť rokov v rôznych spoločnostiach a v rôznych mestách som mal asistentov, ktorí pracovali z mojej kancelárie, asistentov, ktorí pracovali na diaľku, ale nie z lokálneho hľadiska, a asistentov, ktorí pracovali doslova tisíc kilometrov odo mňa. V priebehu tohto procesu som zistil, že existujú skutočne štyri úrovne asistentov. A to najatie správneho druhu asistenta je rozhodujúce pre využitie vášho času.
Úroveň 1: Gofer
Asistenti na tomto prvom stupni vyžadujú priame pokyny a dôkladný dohľad. Môžu presúvať objekty z bodu A do bodu B. Môžu za vás posielať e-maily - keď im bude povedané, čo presne majú napísať. Môžu vykonávať prepisy a skenovať dokumenty a ukladať ich do priečinkov podľa vašich pokynov. S gofermi im dávate pokyny na každom kroku
Takže šetríte niektoré čas - koniec koncov, tvoj gofer je ten, kto je v skutočnosti robí úloha - ale v skutočnosti musíte za nich urobiť všetko, čo si myslia. Čo výrazne obmedzuje čas, ktorý môžete skutočne využiť pri práci s goferom.
Je zrejmé, že to nie je druh osobného asistenta, ktorého by ste si mali najať.
Úroveň 2: Administratívny asistent
Administratívny asistent alebo „správca“ je niekto, kto dokáže dobre zvládnuť mnoho úloh, iba ak je pre nich stanovený jasný proces a tieto úlohy sú v medziach toho, čo očakávajú alebo na čo sú zvyknutí. .
Dobrou správou je, že správcovia sú podstatne autonómnejší ako gofers. Správcovia môžu skutočne pomôcť využiť váš čas, pokiaľ dodržiavajú známe procesy a postupy na získanie známych výsledkov. Vynikajú konkrétnymi, zadefinovanými úlohami.
Dostávajú sa však do problémov, keď sa veci stanú nejasnými - keď budú požiadaní, aby zvládli úlohy, pri ktorých nie je zaručený úspech. Boja sa, že to pokazia. Boja sa, že urobia chybu. Pretože vedia, že za svoje chyby budú niesť zodpovednosť. Mohli by sa dostať do problémov. To je to, že sa zdráhajú použiť svoje vlastné uváženie.
Správcovia teda môžu pomôcť využiť oveľa viac vášho času, ako môžu gofers, ale budú sa vyhýbať úlohám, kde by pomoc mohla byť najcennejšia.
Úroveň 3: Výkonný asistent
kari lago zorro 10 años
Výkonných asistentov neodradí neistota. Môžu prijať nejasné zadanie a v rámci určitých hraníc skutočne zistiť, ako to dosiahnuť. Môžu zvládnuť úlohy, ktoré sú načrtnuté namiesto bytia navrhnutý.
Navrhované úlohy - druhy úloh, s ktorými sa administratívni asistenti cítia najpríjemnejšie - sú spracované skutočne dobre. Potrebné kroky sú stanovené jasne vopred.
Naopak, keď dáte výkonnému asistentovi načrtnuté zadanie, zvyčajne poviete niečo ako, ' Tu sa snažím dosiahnuť. Tu je zopár premenné v hre. Tu je niekoľko vecí, ktoré by ste mali vziať do úvahy . Vy prísť na to . “
Výkonní asistenti sú veľmi samostatní; potrebujú iba pomoc s porozumením kontextu vašich požiadaviek. Potrebujú určité základné množstvo informácií, ktoré im pomôžu robiť dobré rozhodnutia vo vašom mene. Potrebujú, aby ste oznámili svoje očakávania a preferencie.
Napríklad, pokiaľ ide o cestovanie, mali by ste im dať vedieť, za akých podmienok chcete povýšiť na vyššiu triedu leteckých služieb, aké hotely sa vám páčia a v ktorých štvrtiach uprednostňujete pobyt.
Tento kontext môže ísť aj oveľa hlbšie. Pokiaľ ide o mňa, rád by som mal v doručenej pošte svojho výkonného asistenta. Čiastočne je to užitočné, pretože to znižuje počet e-mailov, ktoré musím vybaviť: ak dostanem sto e-mailov denne, povedal by som, že môj výkonný asistent ich spracuje, prerozdelí alebo vymaže asi päťdesiat až sedemdesiat.
Ale mať ju tam je tiež užitočné, pretože vidí súvislosti môjho podnikania. Pretože vie, na čom pracujem a s kým, môže sa lepšie rozhodovať o tom, kto by mal mať so mnou stretnutia. Napríklad, ak vidí, že si s Joeom vymieňam veľa e-mailov o konkrétnom projekte, a potom Joe požiada o stretnutie a povie, že musí dôjsť pred určitým termínom, môže určiť, že projekt je skutočne dôležitý. ja a že to stretnutie asi tiež je. Prevezme teda iniciatívu a dohodne pre mňa toto stretnutie a iba mi napíše, že ' Joe povedal, že sa s vami musí skutočne stretnúť pred týmto termínom, a tak som ho na pol hodinu od 2:45 do 3:15 hodil medzi seba. . “
Výkonní asistenti vám môžu skutočne pomôcť využiť váš čas, pokiaľ im poskytnete dobrý kontext.
Úroveň 4: Náčelník štábu alebo Výkonný riaditeľ
Nakoniec tu máme náčelníka štábu - alebo v armáde výkonného riaditeľa. Tento asistent je ako osobný COO pre vaše obchodné aktivity. Rozumejú vašim cieľom. Vedia, kto sú všetci kľúčoví hráči. A sú schopní sami dosahovať výsledky, pričom z vašich ramien odoberú veľkú alebo dokonca väčšinu administratívneho zaťaženia.
Náčelník štábu prevezme iniciatívu a bude vo vašom mene skutočne sledovať a kontrolovať vaše priame správy. Zatiaľ čo administratívny alebo výkonný asistent si môže na schôdzke robiť poznámky, váš vedúci zamestnanec zbadá veci, na ktoré je potrebné nadviazať, a sám ich vykoná. Váš šéf štábu si vezme na seba, že po schôdzke bude krúžiť späť s Cindy, aby sa ubezpečil, že tieto štyri veci skutočne mala v rukách, a potom o dva dni neskôr skontroluje, ako sa im darí.
Väčšina ľudí, bohužiaľ, najíma goferov a administratívnych asistentov - ľudí, ktorí môžu pomôcť iba s jasne stanovenými úlohami. Ale ako vlastníci firiem väčšina z nás nie je príliš zameraná na procesy; žijeme vo svete, ktorý je fuzer. A preto skutočne potrebujeme minimálne výkonného asistenta, ktorý zvládne nejednoznačné situácie.
A hoci sú šéfovia štábov skvelí, zvyčajne ich nájdete iba vo firmách so strednou tržnou kapitalizáciou a vo väčších spoločnostiach. Ak máte menšiu spoločnosť, pravdepodobne budete mať vo svojom tíme osobu typu vedúceho zamestnanca, ktorá však nebude pridelená výlučne vám. Namiesto toho môžu prevádzkovať vaše prevádzky alebo, ak je vaša firma trochu väčšia, môže to byť váš COO.
A je tiež dôležité poznamenať, že tieto názvy sú ľubovoľné. Veľa ľudí s názvom „Výkonní asistenti“ je naozaj iba gofer. A veľa ľudí, ktorí sú najatí ako goferi, skutočne vystupujú na úrovni výkonných asistentov. (Toto je obzvlášť bežné v zábavnom svete.)
Takže keď uvažujete o prijatí svojho ďalšieho asistenta, zvážte, ktorý typ asistenta potrebujete. A nech sa už rozhodnete pre čokoľvek, počas rozhovorov tieto vlastnosti vyhľadajte.
Na záver bonusový tip: zamestnajte niekoho, kto má o niečo väčšie schopnosti, ako si myslíte, že budete potrebovať. Nakoniec, chcete, aby sa vaša spoločnosť rozrastala, však?
Ak sa vám páčili nápady, ktoré som zdieľal, odporúčam vám stiahnuť si bezplatnú kópiu mojej najnovšej knihy, Budujte firmu, nie prácu . Kliknite tu pre získanie podrobnejších informácií a pre získanie bezplatnej kópie.
